外国人技能実習生機構の監査時に必要な書類一覧

事業所の業務概要等が把握できる参考資料(会社案内リーフレット等)
機構に提出している技能実習計画認定申請に関わる書類一式
技能実習生の技能実習の状況が把握できる帳簿(技能実習生の管理簿)(号別の技能実習生の数、受入業種、国籍、在籍期間が把握できるもの)
実習実施者の役員・職員(常勤・非常勤)が把握できる帳簿(労働者名簿等)
実習実施者の組織図(技能実習責任者等が所属している部門等が把握把握できるもの)
「技能実習責任者」「技能実習指導員」「生活指導員」の氏名・住所・役職名・生年月日・入社年月日等が把握できる書類(労働者名簿等)及び勤怠を管理している帳簿(出勤簿、賃金台帳等)
労災保険等の加入状況が把握できる書類等
機構に提出した実習実施者届出書(写し)、実習実施者届出受理書
技能実習法に基づき備え付けて置かなければならない帳簿等
- 技能実習生の管理簿(上記３と同じ)
- 認定計画の履行状況に係る管理簿
- 技能実習生に従事させて業務及び技能実習生に対する指導内容を記録した日誌
- 入国前講習及び入国後講習の実施状況を記録した書類
機構に提出した実施状況報告書(写し) (毎年４月に提出しているもの)
技能実習責任者講習受領証明書等(養成講習を受講していると優良企業になるのに加点し、受入れ枠が倍になります)
技能実習生にかかわる労務管理帳簿(出勤簿・タイムカード等)
- 労働時間の管理を行う書類(出勤簿・タイムカード)
- 時間外労働協定届(いわゆる「36協定」時間外労働を行わせる場合)
- 賃金の支払状況が把握できる書類(賃金台帳等)
- 賃金控除にかかわる労使協定(該当する場合)(食費・居住費・水道・光熱費・その他実習生が負担する費用が把握できる書類)
- 年次有給休暇の付与状況・所得状況が把握できる書類
- 健康診断を実施したことが把握できる書類
- 社会保険・雇用保険の加入状況が把握できる書類
- 安全教育の実施したことが把握できる資料(資格の所得状況か把握できる書類)
- 労働災害が発生している場合の災害発生状況及び再発防止対策等が把握できる資料
技能実習生が業務に従事する場所にかかわる図面(機械・器具の設置状況が把握できるもの)
技能実習生が居住する宿泊施設が寄宿舎に該当する場合における寄宿舎設置届、寄宿舎規則

備考：

これぐらいありますが、地方事務局にもよりますので、随時追加します。

時々変な質問もされるかもしれないので、その時臨機応変に答えればいいと思います。暴力はもちろんダメです。賃金不払いや住めない寄宿舎に住ませることがない限り、基本は大丈夫です。仮にできていない所があっても、素直に機構からの指導を受けて改善すれば取り消しや受入れ禁止されることは無いと思います。実習生も人間なので、実際受入れてどう接すればいいのか（コミュニケーション）、どうやる気を出してもらうのか（モチベーション）などに悩む方多いと思います。また別の記事でこれについて書く予定ですが、宜しくお願い致します。

僕は６年間技能実習生のサポートや書類関係をやってきましたが、一番面倒なことは毎月の日誌ですね。他の書類は一回で終わりですが、日誌は毎月あって、しかも入力がしないといけないので、結構時間取られます。

なので、エクセルで雛型できたらいいなと思ってつくりました。月報を参考して番号選ぶだけで、日誌ができてしまいますので、結構楽になりました。下の記事になりますが、参考になれば、幸いです。

技能実習生の書類関係日誌の雛型